Guide de l’administrateur

1. Tableau de bord

La page d’accueil de l’espace admin offre une vue de pilotage : compteurs (lieux, formations, formateurs, sessions placées), formations en attente de placement, prochaines sessions à venir et lieux proches de leur quota annuel. Les compteurs sont cliquables et mènent directement à la section concernée.

2. Formations

Créez, modifiez ou supprimez les formations du catalogue : code (facultatif), intitulé, type AFE ou AFZ et nombre maximal de formateurs. Un import par fichier CSV (colonnes code ; intitule ; type ; nb_formateurs_max) permet d’en ajouter en masse, avec modèle téléchargeable.

3. Lieux et calendrier de disponibilité

Pour chaque lieu, définissez sa capacité simultanée (nombre de formations AFZ en parallèle) et son plafond annuel AFZ (0 = illimité). Le bouton Disponibilités ouvre un calendrier où vous dessinez :

• Périodes d’accueil (vert), Vacances (ocre), Indisponibilités (rouge), via le sélecteur « Je dessine ».
• Clic sur un jour : l’ajoute ou l’enlève ; cliquer au milieu d’une période la coupe proprement.
• Ctrl + clic sur un jour de début puis un jour de fin : traite toute la plage d’un coup (sélection ou désélection).
• Filtres Année / Mois pour consulter la liste des périodes regroupées.

4. Formateurs & administrateurs

Créez des comptes individuellement ou par import CSV. Pour chaque compte vous pouvez réinitialiser ou définir le mot de passe, promouvoirun formateur en administrateur (ou rétrograder un admin), et supprimer un compte. Des garde-fous vous empêchent de retirer votre propre accès admin ou de supprimer votre compte.

5. Sessions & placement direct

En plus du libre-service des formateurs, vous pouvez placer une session directement (formation + lieu + dates + formateurs). Si le placement viole une règle, un avertissement détaille les contraintes en cause ; vous gardez la possibilité de forcer le placement en connaissance de cause. Vous gérez aussi la composition des équipes (ajout / retrait de formateurs).

6. Récapitulatif

Deux vues d’ensemble des sessions placées : par lieu et par formateur, avec export CSV (ouvrable dans Excel) et PDF (impression).

Les quatre règles appliquées

• C1 — un formateur n’est jamais sur deux sessions qui se chevauchent (AFE et AFZ).
• C2 — la capacité simultanée d’un lieu n’est pas dépassée (AFZ uniquement).
• C3 — le plafond annuel d’un lieu n’est pas dépassé (AFZ uniquement).
• C4 — les dates restent dans les périodes d’accueil du lieu et hors indisponibilités (AFE et AFZ).

Les formations AFE sont exemptées des quotas (C2 et C3). Ces règles sont vérifiées au cœur de la base de données : elles ne peuvent pas être contournées, sauf forçage explicite par un administrateur.